タスク管理 ビジネス

メール返信で注意すべき6つのポイント

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メール返信で注意すべきは以下の6つ

1:本文引用する
2:メーリングリストへ返信はNG
3:書式は揃える
4:初めての場合の添付はpdfが親切
5:添付ファイル名は変更する
6:期限厳守

このような些細なポイントを掴む事で、依頼される仕事が増えるかもしれない。

最近、LINEやメッセンジャーでのやり取りが増えているが、
法人や企業内でのやりとりはまだまだメールが多い。

仕事柄毎日100件以上(多いと200件以上)はメールする中で、ここは注意した方がいいですよ。
と、言えるポイントをまとめてみる。

些細な工夫があるとないだけで、相手から受ける印象が変わる。

本日はそんな話。

(ブログ更新54日目)

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本文引用設定にする

メール返信の際は本文引用を選びましょう。
メールを100件、200件送っているような人は、日時や金額など細かい数字まで正確には覚え切れない。
 
本文引用がないと、自分の送信履歴から確認しないといけなくなる。
これって地味に面倒だ。
 
丁寧な方で、質問内容を引用して頂ける方もいる。
だが本文引用されていれば、
「下記の返信です。①~、②~」
とお互い楽になる。

メール返信は本文引用にしてあげるのが親切だ。
 
 
ちなみに、件名も同様。
件名を変更して返信される方がいるが、特定文言で自動振り分けする事も多々ある。
この特定文言がなくなる事で、返信確認が漏れる可能性がある。
返信時には件名変更はしない方が無難。

 

メーリスへの返信は避ける

発信されたメーリスに返信したらどうなるか知っていますか?

登録者全員に返信されるんですよ。

メーリス発信者は通常、問い合わせ先をメール内に記載している。
そこに返信するのが礼儀です。
勿論、メーリス登録者全員にお知らせしたいのでしたら別ですが。
 
メーリスでガンガン個人的なメールが送られてくるのは非常に迷惑です。
返信先のメールアドレスは必ず確認しましょう。

1発でリテラシー低い烙印押されます。

 

書式は揃えて返信する

メール本文でも、添付資料でも書式を揃える方が見やすい。
これは外見のみの意味でなく内容としても。
 
フォントやポイントを合わせるのは最低限。
特にエクセルデータなどで、いちいち書式が異なるのは非常に迷惑。

さらにYes or Noで聞かれているのに、文章で返信など。
質問には素直に答えるべき。
もし捕捉があるのならば、それとは別個で記入するのが親切。

親切な発信者なら、記載例を示している。
それに忠実になればよいだけ。
何のために返信しているのかを少し考えればわかるはず。

 

初めての添付資料はpdf化する

初めてやり取りする相手の場合、添付資料はpdfで送るのが無難。
最近では、Windows、Macユーザーが入り乱れるようになった。
そしてOfficeを入れない人も珍しくなくなった。

初めての人に当たり前のようにOfficeデータを送信するのはやめた方がよい。
(特にpptx)

しかも、Officeが古い方(2003とか)の場合、docxやxlsxなど、見れない事や誤変換される事がある。

相手の状況を把握しているなら勿論問題ない。
だが、相手の状況が不明ならば、pdfに変換してから送る方が確実。

 

添付ファイル名は変更する

集計データなど、添付ファイルに入力して返信する際、
ファイル名って変えますか?
実は、これ結構重要です。

発信者が集計目的で配信しているのならば、
そのデータに追加入力していきます。

その際にファイル名をそのまま返信すると、
集計元ファイル名と重複するため、返信されたファイル名を変更しなければ、
同時に開けないのです。
発信者の目的を考えて返信してあげましょう。
 
※スプレッドシートなどクラウド活用しろよ。
 と言われればそれまでなのですが・・・。
 社内セキュリティ上、使用出来ないなど、
 エクセルとメールでの集計は、まだまだ使用されていると思います。
 (当社とか・・・。)

 

期限厳守

もはや、解説不要。
期限を守れない人は仕事したくない。

 


 



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