タスク管理 ビジネス

タスク管理は無駄、目の前にあるタスクからの処理が最も効率的という話

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業務量が増えてくると、計画性を持ってタスク管理をする事で効率的になる。
と、よく言われている。
一般的なのが、
期限の近い順に処理すれば良い。
とか、
重要度で優先順位を決める。
などである。

一見、これらは効果的に見えるのだ。
しかし、実はタスク管理などせず、目の前のタスクを処理する方が効率的だったりする。

本日はそんな話。

(ブログ更新45日目)

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常に最速が最も効率的

薬局での業務は時間との戦いだ。
電車の時間があるから5分で出してくれ。など日常茶飯事。
いつも忙しそうにしている日本人だ。仕方あるまい。

そんな中、私がいつも伝えている事が
「急ごうとするな。常に全力でやるだけ。それ以上もそれ以下もない。」

急げって言われて作業を省略するからミスをして、結果遅くなる。
変に気を利かせて、順番入れ替えたりするから、書類を混在させる。

常に最速で、やるべき作業をやるだけ。
それで30分かかるなら、それは仕方がないと割り切るしかない。
陸上競技のようにラストスパートなど全く不要。

ただし、誰が見ても最速で動いていなければならない。
これは自分の中での最速とはまた別。
どこから見られているかわからないと気を張りつつ、全力で作業しなければならない。

やるべき事は、焦るのではなく、全力をPRしながら、常に最速で処理するのみ。

 

分類は時間の無駄

タスク分類で頻出するのが、4つのマトリックス分類。
1:緊急度、重要度の高いタスク
2:緊急度は高いが、重要度の低いタスク
3:緊急度は低いが、重要度の高いタスク
4:緊急度、重要度の低いタスク

このうち、3の時間を確保しましょう。2は人に振りましょう。
との内容だ。

これはその通りなのだが、1つ異なるのが、本当に仕事ができる人になりたいのならば、
どの順番だろうが1〜3を全て処理しなければならないという事。

2を人に振るのならば、分類分けなどせず、2が来た瞬間に誰かに振る。
これでおしまい。
3が来ようが、1が来ようが持ちうる最速の力で処理するだけ。

確かに1が処理出来なれば、まずいかもしれない。
でも、同様に3も出来なければまずい。と考えなければいけない。

分類分けする事で、3と明確化するから後回しにしてしまう。
結果、1と2で仕事が終わってしまう。
むしろ、1と3は分類分けなどせずに、並列で処理してしまえば良い。

 

先送りは忘れるだけ

どうせ、終わらせなければならいない。
すぐ終わろうが、時間がかかろうが、いつ取り組んでも大して変わらない事が多い。
一番やりがちなのが、メール返信。

「○○のあとでやろう。」
これは、絶対に忘れる。
開封した瞬間に返信すべき。

忙しくなるにつれて、1日のメール件数は増える一方。
分類分けしてたらそれだけで業務終了となる。
メールに関して言えば、フィルタリングを掛けてゴミ箱ボックスを用意しておいても良い。
ただ、目を通す件数を減らしても、後回しにする意味はない。

しかも、先送りなどしても、すぐに変わる。
突然前倒しになる事などよくある話だ。

前提となる作業があり、それが終わらないと手がつけられない。
などの順番上、必須条件となる場合を除き、目の前に来たら処理をすべきだ。
時間がかかりそうだから後回しは、単純に避けているだけ。

 

分類分けの後半になる業務はやらない仕組みを作るべき

ここまで分類分けと言っているが、結局は先送り案件がほとんど。
それでも先送りしてしまうタスクがあるのならば、それは無駄な作業の可能性が高い。
必要ならば、最優先で行うはずだ。

ならば、先送り案件は分類して処理をするのではなく、無くすべきだ。
そうすれば、2手浮く。
この時間で、さらに別の作業ができる。

分類分けなどせず、目の前に来たタスクから処理していく事が最も生産的なのだ。

 


 
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